Perkembangan Virtual Office di Kota-Kota Besar

Layanan Virtual Office secara umum bisa diartikan sebagai layanan sewa ruang untuk bekerja atau menjalankan bisnis namun tidak dalam bentuk fisik sebuah kantor, melainkan di dunia maya. Layanan ini biasanya berbetuk sebuah aplikasi perkantoran dalam format virtual dan dijalankan online (dengan menggunakan sambungan internet).

Seiring dengan semakin mahalnya saja ruang kantor untuk menjalankan bisnis, semakin banyak pebisnis yang menggunakan layanan Virtual Office. Anda belum pernah mendengar layanan sewa ruang kantor ini? Layanan ini memang terbilang baru dan belum banyak pebisnis yang tahu, khususnya para pebisnis yang baru saja ingin memulai bisnis mereka Penyedia layanan Virtual office saat ini semakin mudah ditemui, khususnya di kota-kota besar. Para penyedia layanan Virtual Office  ini saling bersaing merebut pelanggan dan karena itulah Anda perlu cermat memilih penyedia mana yang terbaik.

Cermat dan teliti saat memilih penyedia layanan Virtual office karena hal ini bisa sangat berpengaruh pada kelancaran bisnis atau usaha yang sedang Anda jalani. Jangan sampai bisnis atau usaha yang sedang Anda jalani terganggu. Melihat semakin tingginya biaya sewa kantor di daerah perkotaan, ternyata memberi peluang tersendiri bagi para pelaku usaha penyedia kantor virtual. Karena selain menyediakan tempat yang representative serta alamat kantor yang kredibel, para pengusaha pun bisa melakukan bisnis secara teleprocessing tanpa harus intens datang ke kantor. Alasan inilah yang membuat usaha penyedia kantor virtual semakin banyak dicari.

Virtual office ini layaknya sebuah ruang perkantoran, seperti meeting room, ruang tamu, meja kursi kantor, faximili khusus dengan operator pribadi, printer, mesin fotocopy, dsb. Juga akses internet merupakan kebutuhan pokok yang biasanya diperlukan oleh kantor.Pelayanan juga menjadi kunci utama berkembangnya bisnis virtual office, misalnya resepsionis yang profesional, management surat-menyurat, dan paket yang masuk secara khusus bagi tiap nama perusahaan penyewa. Salah satu segmen pasar yang paling mudah dibidik adalah kalangan usaha kecil dan menengah terutama yang memiliki pelanggan dari banyak daerah. Karena bagi para UKM, melakukan negosiasi di sebuah “kantor” yang prestisius menjadi salah satu cara untuk bisa menaikkan grade di hadapan calon

Komponen Virtual Office

Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu Kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari mana pun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet. Selain dapat menghemat biaya pengeluaran, kantor virtual juga bisa dijadikan sebagai alternatif kantor perwakilan ataupun kantor cabang bagi para pengusaha yang ingin melebarkan sayap usaha.

Adapula komponen yang mengisi kehidupan Virtual Office, diantaranya adalah :

• Virtual knowledge worker yaitu seorang “personal multimedia” yang menguasai berbagai aplikasi teknologi informasi, mempunyai berbagai ketrampilan (multiskill), terdidik dan memiliki pengetahuan yang tinggi. Seorang individu yang efektif memiliki adaptasi, kreativitas dan inovasi yang tinggi dalam mengelola berbagai pekerjaan menjadi efektif. Sehingga ia memiliki tingkat keberhasilan survive; keberhasilan kreativitas dan inovasi; serta keberhasilan adaptasi yang tinggi (Sange, 1990). Hal ini dapat ia lakukan dengan kemampuannya dalam belajar tentang efisiensi (learning efficiency) yang tinggi.

• Virtual teamwork yaitu suatu tim yang terbentuk dari penggabungan hight-tech dan hight-tauch yang memiliki performance tinggi. Bill Gates (1999) menjelaskan tentang virtual teamwork sebagai tim yang terdiri atas individu-individu yang mampu bekerjasama secara efektif, saling membangun gagasan bersama, dan mampu bertindak sesuai dengan tujuan bersama melalui suatu sistem syaraf digital (digital nervous system). Virtual teamwork mempunyai corporate IQ yang tinggi hal ini karena kemampuannya meleburkan diri pada misi dan visi tim dan kemampuannya membuang ego-nya.

• Integrated complexs networks intelligence yaitu kemampuan tinggi untuk berintegrasi dalam hubungan yang komplek dan saling silang menyilang dalam jaringan kerja cerdas. Integrasi ini dicapai karena setiap organisasi saling tergantung akan dukungan sumber daya dari organisasi lain. Sehingga setiap organisasi memiliki kemampuan berpikir sistematik tinggi (system thinking). Gates (1999) menjelaskan system thinking sebagai cara berpikir menyeluruh dalam menilai sesuatu yang akan menghasilkan pemandangan terhadap sesuatu menjadi efektif. Setiap organisasi virtual akan merasa menjadi bagian dari sistem dan perannya menentukan kestabilan dari sistem networks intelligence.

• Complexs matrixs structure yaitu struktur organisasi yang saling silang menyilang dan mendatar. Struktur organisasi ini terintegrasi dalam suatu sistem informasi, sangat terbuka (transparant), real time, sangat fleksibel dan tanpa dinding (without wall). Struktur berikut ini sebagai suatu infrastructure dimana didalamnya hubungan komando dalam organisasi telah hilang. Hubungan antar unit dalam organisasi berdasarkan kolaborasi yang seimbang. Tidak ada satu pihak yang memerintah dan pihak lain yang diperintah akan tetapi hubungan didasarkan atas masing-masing pihak mempunyai otonomi sumber daya.

• Faster learning organization yaitu organisasi yang mempunyai kecepatan belajar sangat tinggi. Organisasi virtual dibangun atas kemampuannya yang tinggi untuk belajar beradaptasi dan proaktif terhadap perubahan lingkungannya. Hal ini dicapai melalui pengetahuan organisasi yang terus menerus setiap waktu di perbaharui melalui aplikasi teknologi informasi yang canggih.

How a virtual office works

Keuntungan Virtual Office

1.    Lebih Fleksibel
Dengan bekerja secara online kita akan lebih fleksibel dalam menetukan waktu kerja
kita. Kita bisa bekerja pagi maupun malam tergantung dari kesanggupan kita. Karena
dengan bekerja online kita tidak akan terikat oleh waktu kerja seperti jika kita bekerja
pada perusahaan yang harus datang pagi dan pulang pada sore hari.

2.     Hemat Biaya
Memiliki kantor secara virtual tidak seperti kita memiliki kantor yang lain, disini kita
tidak diharuskan meiliki peralatan-peralatan yang harus ada dan mendukung
keberadaan sebuah kantor. Cukup dengan seperangkat komputer dan sebuah 13
koneksi internet maka kantor virtual sudah bisa kita miliki. Sehingga dari segi biaya
termasuk bisnis modal kecil dibandingkan dengan kantor permanen yang lain.


3. Penghasilan Tak Terbatas
   Jika kita serius menjalankan pekerjaan kita secara online, penghasilan kita bisa tak
   terbatas. Karena dengan bekerja online kita bisa mendapatkan pemasaran
   sebanyak-banyaknya dan honor yang dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang kita
kerjakan.

4. Banyak mempunyai Waktu Luang Dengan Keluarga
Dengan bekerja secara online kita akan mempunyai waktu dengan keluarga lebih
banyak, karena kita bisa bekerja dari rumah dimana setiap saat kita bisa ketemu
dengan istri dan anak kita. Sehingga hubungan dengan keluargapun menjadi lebih
harmonis.