Panduan Dalam Menjalankan Bisnis Menggunakan Virtual Office

Dengan menggunakan Virtual Office, membuat perusahaan dapat memberikan karyawannya kebebasan untuk bekerja dari jarak jauh, yang pada akhirnya bisa meningkatkan produktivitas. Sebuah penelitian yang dilakukan oleh Universitas Stanford di tahun 2013 menemukan bahwa 19 persen karyawan menjadi lebih produktif ketika mereka bekerja dari jarak jauh. Penelitian lainnya dilakukan oleh Deloitte yang mengatakan bahwa 30 hingga 40 persen dari tempat kerja fisik menjadi kosong di berbagai kesempatan pada hari bisnis biasa.
Memang ini merupakan hal yang beresiko untuk perusahaan melepaskan kendali terhadap keseharian karyawannya tetapi paling tidak perusahaan tidak harus menyewa tempat kerja yang mahal dengan segala peralatan dan biaya tambahan lainnya. Berikut ini adalah panduan untuk membuat Virtual Office Indonesia bisa membuat bisnis berjalan lancar.

• Memanfaatkan teknologi awan

Satu-satunya cara supaya perusahaan bisa membuat bisnis berjalan secara virtual akhir-akhir ini adalah dengan menggunakan teknologi awan secara penuh. File akan disimpan di tempat penyimpanan awan, surat berbasis website seperti Gmail dan aplikasi pesan singkat seperti Skype akan membantu perusahaan mengakali perbedaan jarak fisik antara tempat dan tempat karyawannya berada.

• Meningkatnya teknologi yang digunakan

Teknologi terakhir bisa membuat seseorang bisa memberikan perintah mencetak dokumen dari smartphone atau gadget ke mesin pencetak wireless atau tanpa kabel. Sehingga seseorang sedang berada di perjalanan dengan tidak memiliki akses dengan komputer, ia bisa mengirimkan pesan pencetakan dokumen langsung ke mesin pencetak publik di perpustakaan atau toko pencetak. Sama halnya, sebuah kamera bisa membuat laptop menjadi sama efektifnya seperti penggunaan fasilitas konferensi video Jika sistem tidak memberikan fasilitas yang memiliki kemampuan yang fleskibel pastikan mereka akan melakukannya. Namun, ada peringatan terhadap perilaku perusahaan untuk tidak menjadi korban dari kemewahan teknologi. Untuk itu, perlu memahami dasar yang benar terlebih dahulu. Meggunakan progam dan alat yang dirasa paling nyaman, beli untuk infrastruktur yang bagus dan jangan merasa takut untuk mendapatkan bantuan dalam menyusun sistem.

• Mempunyai tim virtual dan juga tempat bekerja virtual

Jika perusahaan tidak memiliki dana tambahan untuk mempekerjakaan karyawan untuk bagian staff pembantu, jalan keluarnya adalah dengan menggunakan staff dari virtual office Indonesia. Sehingga perusahaan hanya perlu membayar bantuan yang diperlukan dengan tidak ada tagihan rutin tiap bulan. Sehingga jika akan menghadapi minggu-minggu sibuk, pemilik perusahaan bisa mendatangkan bantuan yang sangat dibutuhkan dalam menjalankan bisnis. Ketika kondisi kembali seperti semula maka karyawan bantuan tersebut bisa dikembalikan. Dengan menggunakan bantuan ini juga membuat perusahaan bisa terhindari dari karyawan absen karena liburan atau sakit.

• Kepercayaan

Salah satu hal yang paling penting dari menjalankan virtual office Indonesia adalah kepercayaan. Berikan kepercayaan kepada karyawan untuk memilih jam kerjanya, bagaimana pun caranya. Banyak orang bekerja dari jarak jauh sehingga
mereka bisa bersama.

Co-working Space Tak Sekadar Tawarkan Tempat Bekerja

Sebuah evolusi alamiah dari perkembangan teknologi adalah makin fleksibelnya orang bergerak. Dunia menjadi datar, tanpa batasan fisik dan segala sesuatu berada dalam jangkauan Anda. Kemudahan ini, dan pergerakan yang makin dinamisnya membuat Anda tak perlu datang serta duduk di kantor dari pagi hingga sore. Menariknya, hal ini juga membuka kesempatan yang luas bagi Anda memulai usaha sendiri. Startup menjadi sebuah lahan bisnis subur yang bisa Anda garap. Perkembangan startup belakangan ini mendorong tersedianya kebutuhan ruang kerja yang efisien, fleksibel dan murah. 

Dunia usaha kecil dan pelaku bisnis pemula telah tumbuh secara eksponensial, membuka juga peluang bisnis lain dalam penyediaan sebuah Co-working space. Dengan memanfaatkan Co-working space, para pelaku startup tak perlu mengeluarkan dana besar untuk menyewa sebuah kantor yang sebenarnya belum tentu diperlukan. Pergerakan yang cepat membuat mobilitas individu mejadi tinggi, tidak selalu membutuhkan kantor yang harus didatangi setiap hari. Pergerakan tren Co-working space sangat nyata dengan semakin banyak pekerja independen yang bekerja di rumah atau jarak jauh. 

Mereka membutuhkan Co-working space sebagai kesempatan untuk menghindari bekerja sendirian. Jadi, perintis usaha dengan perusahaan baru membutuhkan area kantor yang efisien untuk menghemat uang serta berkesempatan untuk bertemu orang lain yang bisa diajak bekerja sama. Nah, Co-working space saat ini tidak hanya menawarkan tempat dan fasilitas untuk bekerja. Ia juga menyediakan satu hal penting bagi pelaku bisnis: networking. Selain menyediakan ruang kerja, jaringan internet, fax, ruang rapat, tak ketinggalan Co-working space juga memberikan peluang pada para pelaku usahanya di dalamnya saling berinteraksi satu lain. Aspek sosial Co-working space memang bermanfaat dalam menimbulkan insipirasi. 

Maka penting untuk memilih Co-working space yang sesuai kebutuhan.Co-working space ini tak hanya memberikan ruang pada individu untuk mengembangkan bisnis, namun bisa dijadikan sebuah pembelajaran bagi perusahaan untuk mengakomodasi pekerja yang ingin beroperasi lebih dekat ke rumah mereka, di daerah pinggiran. Sebuah solusi yang bisa dipikirkan guna mengurangi macet juga, bukan? Co-working space juga bisa mengurangi dampak dari perasaan terisolasi ketika harus bekerja di rumah. Tak dapat dipungkiri beberapa orang justru lebih bersemangat bila bekerja bersama orang lain.

Komponen Virtual Office

Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu Kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari mana pun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet. Selain dapat menghemat biaya pengeluaran, kantor virtual juga bisa dijadikan sebagai alternatif kantor perwakilan ataupun kantor cabang bagi para pengusaha yang ingin melebarkan sayap usaha.

Adapula komponen yang mengisi kehidupan Virtual Office, diantaranya adalah :

• Virtual knowledge worker yaitu seorang “personal multimedia” yang menguasai berbagai aplikasi teknologi informasi, mempunyai berbagai ketrampilan (multiskill), terdidik dan memiliki pengetahuan yang tinggi. Seorang individu yang efektif memiliki adaptasi, kreativitas dan inovasi yang tinggi dalam mengelola berbagai pekerjaan menjadi efektif. Sehingga ia memiliki tingkat keberhasilan survive; keberhasilan kreativitas dan inovasi; serta keberhasilan adaptasi yang tinggi (Sange, 1990). Hal ini dapat ia lakukan dengan kemampuannya dalam belajar tentang efisiensi (learning efficiency) yang tinggi.

• Virtual teamwork yaitu suatu tim yang terbentuk dari penggabungan hight-tech dan hight-tauch yang memiliki performance tinggi. Bill Gates (1999) menjelaskan tentang virtual teamwork sebagai tim yang terdiri atas individu-individu yang mampu bekerjasama secara efektif, saling membangun gagasan bersama, dan mampu bertindak sesuai dengan tujuan bersama melalui suatu sistem syaraf digital (digital nervous system). Virtual teamwork mempunyai corporate IQ yang tinggi hal ini karena kemampuannya meleburkan diri pada misi dan visi tim dan kemampuannya membuang ego-nya.

• Integrated complexs networks intelligence yaitu kemampuan tinggi untuk berintegrasi dalam hubungan yang komplek dan saling silang menyilang dalam jaringan kerja cerdas. Integrasi ini dicapai karena setiap organisasi saling tergantung akan dukungan sumber daya dari organisasi lain. Sehingga setiap organisasi memiliki kemampuan berpikir sistematik tinggi (system thinking). Gates (1999) menjelaskan system thinking sebagai cara berpikir menyeluruh dalam menilai sesuatu yang akan menghasilkan pemandangan terhadap sesuatu menjadi efektif. Setiap organisasi virtual akan merasa menjadi bagian dari sistem dan perannya menentukan kestabilan dari sistem networks intelligence.

• Complexs matrixs structure yaitu struktur organisasi yang saling silang menyilang dan mendatar. Struktur organisasi ini terintegrasi dalam suatu sistem informasi, sangat terbuka (transparant), real time, sangat fleksibel dan tanpa dinding (without wall). Struktur berikut ini sebagai suatu infrastructure dimana didalamnya hubungan komando dalam organisasi telah hilang. Hubungan antar unit dalam organisasi berdasarkan kolaborasi yang seimbang. Tidak ada satu pihak yang memerintah dan pihak lain yang diperintah akan tetapi hubungan didasarkan atas masing-masing pihak mempunyai otonomi sumber daya.

• Faster learning organization yaitu organisasi yang mempunyai kecepatan belajar sangat tinggi. Organisasi virtual dibangun atas kemampuannya yang tinggi untuk belajar beradaptasi dan proaktif terhadap perubahan lingkungannya. Hal ini dicapai melalui pengetahuan organisasi yang terus menerus setiap waktu di perbaharui melalui aplikasi teknologi informasi yang canggih.

How a virtual office works

Keuntungan Virtual Office

1.    Lebih Fleksibel
Dengan bekerja secara online kita akan lebih fleksibel dalam menetukan waktu kerja
kita. Kita bisa bekerja pagi maupun malam tergantung dari kesanggupan kita. Karena
dengan bekerja online kita tidak akan terikat oleh waktu kerja seperti jika kita bekerja
pada perusahaan yang harus datang pagi dan pulang pada sore hari.

2.     Hemat Biaya
Memiliki kantor secara virtual tidak seperti kita memiliki kantor yang lain, disini kita
tidak diharuskan meiliki peralatan-peralatan yang harus ada dan mendukung
keberadaan sebuah kantor. Cukup dengan seperangkat komputer dan sebuah 13
koneksi internet maka kantor virtual sudah bisa kita miliki. Sehingga dari segi biaya
termasuk bisnis modal kecil dibandingkan dengan kantor permanen yang lain.


3. Penghasilan Tak Terbatas
   Jika kita serius menjalankan pekerjaan kita secara online, penghasilan kita bisa tak
   terbatas. Karena dengan bekerja online kita bisa mendapatkan pemasaran
   sebanyak-banyaknya dan honor yang dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang kita
kerjakan.

4. Banyak mempunyai Waktu Luang Dengan Keluarga
Dengan bekerja secara online kita akan mempunyai waktu dengan keluarga lebih
banyak, karena kita bisa bekerja dari rumah dimana setiap saat kita bisa ketemu
dengan istri dan anak kita. Sehingga hubungan dengan keluargapun menjadi lebih
harmonis.

Bridge Inc dan vOffice Jalin Kerja Sama untuk Bantu Startup di Indonesia

Dua layanan pendukung kewirausahaan dan perkembangan startup teknologi di Indonesia mengumumkan jalinan kerja sama. Bridge Inc sebagai platform serba ada untuk kebutuhan startup dan vOffice yang menyediakan Virtual Office dan Serviced Office di beberapa tempat di Jakarta dan Surabaya (dan sejumlah negara lain) bekerja sama untuk menyediakan layanan yang membantu startup dari ujung ke ujung (end-to-end). Kerja sama ini dilakukan kurang dari sebulan sejak pengumuman hadirnya Bridge Inc yang didirikan oleh mantan blogger, Joshua Kevin.

Kerja sama keduanya tentu sinergis. vOffice menyediakan tempat bekerja secara instan di berbagai tempat strategis di Jakarta, sementara Bridge Inc menjembatani berbagai kebutuhan startup, dari sisi kehumasan, perekrutan pegawai, maupun launchpad. Selain itu vOffice membantu Bridge Inc untuk berekspansi ke kawasan regional dan memberikan layanan kepada klien di negara-negara tersebut yang ingin mengembangkan usahanya di Indonesia.

Tersedia penawaran khusus di mana kedua layanan memberikan diskon 20% dan promosi 6 bulan gratis untuk semua vOffice Virtual Office Plans melalui situs Bridge Inc dan mengirim pesan “Vofficepromo”. Promosi ini berlaku hingga tanggal 31 Januari 2014.

Sean Tham, Direktur vOffice berkomentar, “Sebagai pengusaha, saya memahami kesulitan yang dihadapi saat membangun startup. Dengan platform Virtual Office, ini merupakan metode yang paling efektif secara biaya untuk mengoperasikan bisnis di kota besar seperti Jakarta di mana harga sewa terus melambung. Di Indonesia sendiri kami memiliki 6 kantor yang kami percaya dapat bermanfaat bagi ekosistem startup. Kami sangat senang bertemu dengan Joshua, seorang wirausahawan muda yang penuh semangat dan kami ingin menjadi bagian ekosistem startup!”

Joshua Kevin sebagai pendiri Bridge Inc menambahkan, “Adalah kehormatan bagi saya untuk bekerja dengan Sean dan vOffice. Ini memberikan saya kesempatan untuk bekerja sama dengan pengusaha yang sukses di berbagai bidang dan sebagai kanal bagi saya untuk berekspansi. Saya mengharapkan kerja sama ini bertahan lama dan tidak menjadi yang terakhir yang saya umumkan.”

Bridge Inc terdiri dari tiga unit usaha, yaitu ThreeO yang mengurusi kehumasan dan urusan media, Workforstartup yang berkaitan dengan perekrutan pegawai startup dan Pitchinc yang mengakomodasi launchpad untuk peluncuran dan pertemuan para pemain di ekosistem startup.

MajalahInovasi.com

Fasilitas Kantor Virtual

Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional. Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas kerja. 

Layanan layanan yang disediakan oleh kantor-kantor virtual yang sudah ada biasanya seperti berikut :

• Alamat Profesional - Sebuah bangunan bergengsi untuk digunakan sebagai alamat bisnis. 
• Alamat surat - Alamat profesional dapat digunakan untuk menerima, mengirim surat tanpa konotasi dari sebuah PO Box.
• Resepsionis – Tenaga Resepsionis sebagai ”wakil” untuk menerima dan menandatangani paket atau dokumen.
• Live Resepsionis Virtual - Sebuah layanan menjawab virtual adalah sebuah sistem otomatis dengan resepsionis virtual hidup. Ini jenis layanan dapat dinikmati tanpa membeli peralatan mahal. 
• Bisnis Meeting Space - Penggunaan ruang pertemuan sesuai dengan permintaan (per jam, harian atau mingguan) untuk melakukan pertemuan atau rapat.
• Sebuah kantor layanan lengkap virtual akan menyediakan internet broadband, fax, fotokopi, printer, fitur telepon tingkat lanjut, conference call, video conferencing, lobi / ruang tunggu dan dapur.